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5 typische Fehler bei der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern

Klein-5-Fehler-in-Zusammenarbeit-mit-PDL_282413429 Bildquelle: adobe/stock

​Kennen Sie die Situation? Sie erhalten einen neuen Auftrag, den Sie kurzfristig umsetzen müssen. Leider sind Ihnen wichtige Mitarbeiter durch Krankenstände ausgefallen oder befinden sich auf Urlaub. Oder Sie haben interne Personalveränderungen, die zu kurzfristigen Engpässen führen. All diese Einflüsse gefährden Ihren neu gewonnenen Auftrag? 


In Ihrem Fokus steht nun, den Auftrag zeitnah und professionell abwickeln zu können. Daher brauchen Sie eine rasche und unkomplizierte Lösung für Ihre Personalsituation und denken dabei an Leihpersonal.

Sie stellen fest, dass es eine Fülle an Personaldienstleister gibt, aus denen Sie wählen können. Beginnend bei Universal-Personaldienstleistern ohne konkretem Dienstleistungsschwerpunkt, bis hin zu sehr spezialisierten Recruiting-Dienstleistern. Hierbei den Überblick zu bewahren und fundierte Entscheidungen zu treffen ist nicht leicht.


Aus meinen Beobachtungen entnehme ich, dass sich Personalberater bzw. Personaldienstleister nicht ausreichend Zeit für ihre Kunden nehmen. Dadurch laufen Unternehmen Gefahr, dass wichtige Informationen und Details für eine gute Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister ungeklärt bleiben.

5 typische Fehler bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister: 

  • ​Keine Überprüfung der Unbedenklichkeitsbescheinigung (Sozialversicherung) des Personaldienstleisters
  • Keine Überprüfung der aktuellen Gewerbeberechtigung des Personaldienstleisters
  • Keine Auskunft über die Bonität des Personaldienstleisters
  • Kategorische Entscheidung für den Billigstbieter unter den Personaldienstleistern
  • Zusammenarbeit mit Personaldienstleister, die über Ferndiagnose Aufträge annehmen

So vermeiden Sie die typischen Fehler in der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern.

​Nachstehend gehe ich darauf ein, wie Sie die fünf genannten Fehler vermeiden können und habe Quellen verlinkt, wo Sie weiterführende Informationen erhalten, um die Auftragsvergabe an Personaldienstleister abzusichern.


Unbedenklichkeitsbescheinigung überprüfen

​​Sie sollten die Unbedenklichkeit im Bereich Sozialversicherung und Finanzamt prüfen. Dies ist wichtig, da Sie hiermit erkennen, ob die Beiträge an die Gesundheitskasse / an das Finanzamt bezahlt worden sind. Die Behörden stellen diese Bestätigung Ihrem Personaldienstleister auf dessen Zuruf rasch aus und Sie können somit schnell überprüfen, ob hier alle Vorgaben erfüllt werden. Achtung: Diese Bescheinigungen stellen allerdings immer nur eine "Momentaufnahme" dar, denn sie bezieht sich auf den Zeitpunkt ihrer Ausstellung. Achten Sie daher auf aktuelle Bescheinigungen. Sollten Sie eine Beauftragung vorab nicht prüfen, könnten Sie im schlimmsten Falle in eine Ausfallshaftung fallen! APS Austria Personal Service bietet die Unbedenklichkeit und viele weitere Dokumente zum freien Download an.

Gewerbeberechtigung überprüfen

​​Es kommt immer wieder vor, dass Personaldienstleister keine aktuelle bzw. gültige Gewerbeberechtigung haben. Lassen Sie sich daher einen aktuellen Gewerberegisterauszug vorlegen. Aus eigener Erfahrung von anderen Marktbegleitern kann ich bestätigen, dass es auch Anbieter gibt, die ohne einem angemeldeten aufrechten Gewerbe Arbeitskräfte überlassen. Auskünfte über die Gewerbeberechtigung eines Personaldienstleisters erhalten Sie zum Beispiel über die GISA-Auskunft.


Bonität des Personaldienstleisters überprüfen

Die Bonität eines Personaldienstleisters ist neben der Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung und der gültigen Gewerbeberechtigung, eines der wichtigsten Kriterien. Dies ist besonders für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltszahlung, wichtig. Ich empfehle daher, neben der Vorlage durch den Personaldienstleister, selbst Auskünfte zur Bonität des Personaldienstleisters einzuholen. Für die Bonitätsauskunft gibt es mehrere Anbieter am Markt. Ich nutze hierzu den KSV 1870, um die aktuelle finanzielle Situation des Personaldienstleisters besser einschätzen zu können. Achtung: Diese oder ähnliche Dienste sind meist kostenpflichtig.​

Billigstbieter vs. Bestbieter

Achten Sie auf Angebote, die den rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Gesetzliche Abgaben, Mindestlöhne oder Mindestgehälter und realistische Werte führen zu einem marktüblich vergleichbaren Fakturensatz. Sollte ein Personaldienstleister den Durchschnittspreis stark unterbieten, sollten Sie sich die Kalkulation genau vorlegen lassen. Letztlich laufen Sie auch hier Gefahr, dass es zu Lohndumping und einem Imageschaden kommt. Marktüblich und wirtschaftlich sinnvolle Verrechnungsfaktoren sind größer 2,00.


Persönliches Vorort Gespräch und Ist-Analyse mit dem Personaldienstleister

Wenn es für Sie wichtig ist, einen rechtlich einwandfreien Personaldienstleiter zu bestellen, folgen Sie bitte meiner folgenden Empfehlung. Um die Vorort-Situation eines Unternehmens und dessen Personalbedarf bestmöglich einschätzen zu können, ist es meines Erachtens unerlässlich, die Gegebenheiten vor Ort und mit dem Kunden gemeinsam zu analysieren. Erst nachdem das Beratungs- und Recruiting-Team des Personaldienstleisters die Arbeitsplatz-Situation gesehen hat und die Ist-Situation analysiert hat, sollte mit dem Recruiting gestartet werden. Dadurch sichern Sie sich die höchstmögliche Qualität bei den Kandidatenvorschlägen des Personaldienstleisters sowie eine nachhaltige Besetzung ihrer Arbeitsplätze.

Es ist meines Erachtens unerlässlich, die Gegebenheiten vor Ort und mit dem Kunden gemeinsam zu analysieren.

Jürgen Kellner, Head of Competence Unit Logistics​

Master Vendoring als Lösung bei vielen Personaldienstleistern

Sollten Sie gleichzeitig mehrere Personaldienstleister einsetzen, empfehle ich, den Einsatz eines Master-Vendors. Ein Master Vendor ist Spezialist in der Auswahl und Koordination von mehreren Personaldienstleistern und Leiharbeitern. Ein großer Vorteil dadurch ist, dass Sie die oben genannten Risiken an den Master Vendor auslagern und damit gänzlich vermeiden.

Wenn Sie mehr über Master-Vendoring erfahren möchten und schreiben Sie mir eine Nachricht auf Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder auf LinkedIn.​
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